Tailor-Made Communication

Tailor-Made Communication 

เป็นอีกหนึ่งวิธีในการปรับให้คนทำงานสามารถเชื่อมโยงกับผู้อื่นได้แบบไม่ใช้ความเคยชินมาใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการฟังหรือการตอบ เพื่อให้เกิดความเข้าใจกันมากขึ้น มาดูกันว่าเราจะนำแนวคิดนี้มาใช้ในการ "ฟัง" และ "ตอบ" อย่างไรในการทำงานได้บ้าง

1 ฟังอย่างตั้งใจ

เน้นความเข้าใจ ไม่ใช่แค่การได้ยิน ไม่ใช่แค่รอให้ถึงตาเราพูด แต่พยายามทำความเข้าใจสิ่งที่ผู้พูดต้องการสื่อจริง ๆ ทั้งเนื้อหาและอารมณ์

- จับประเด็นสำคัญ คัดกรองข้อมูลที่ไม่จำเป็น และเน้นไปที่ใจความหลักที่ผู้พูดต้องการสื่อ เพื่อไม่ให้เราหลงประเด็น

สังเกตสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูด เช่น การแสดงออกทางสีหน้า ท่าทาง หรือน้ำเสียง สามารถบอกอะไรได้มากมายเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้พูดรู้สึกหรือต้องการสื่อเพิ่มเติม

2. ปรับวิธีการฟังตามผู้พูด

ฟังหัวหน้า อาจต้องฟังในเชิงกลยุทธ์ มองหาเป้าหมายใหญ่ และสิ่งที่ส่งผลต่อภาพรวมขององค์กร เตรียมพร้อมที่จะสรุปประเด็นและเสนอแนวทางแก้ไข

ฟังเพื่อนร่วมงาน อาจเน้นที่ความร่วมมือ ปัญหาที่เจอในแต่ละวัน และแนวทางในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

ฟังลูกน้อง เน้นที่การให้โอกาสแสดงความคิดเห็น รับฟังปัญหาและอุปสรรคในการทำงาน และให้คำแนะนำหรือการสนับสนุนอย่างเหมาะสม

เมื่อเราฟังอย่างเข้าใจแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการตอบสนองที่เหมาะสม การเลือกตอบให้ถูกคนหมายถึงการปรับเนื้อหา ภาษา และช่องทางการสื่อสารให้เหมาะสมกับผู้รับ

1. พิจารณาผู้รับสาร

ใครคือผู้รับ เช่น ระดับตำแหน่ง, ความเชี่ยวชาญ, สไตล์การทำงาน รวมถึงความสัมพันธ์ส่วนตัว จะส่งผลต่อวิธีการตอบของเรา

ผู้รับต้องการอะไรจากคำตอบของเรา? เช่น ต้องการข้อมูล ต้องการแนวทางแก้ไข ต้องการการสนับสนุนทางอารมณ์ หรือต้องการเพียงแค่รับทราบ

2. ปรับเนื้อหาและภาษา

ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและตรงประเด็น หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะทางที่ผู้รับอาจไม่คุ้นเคย หากจำเป็นต้องใช้ ควรมีคำอธิบายประกอบ

ให้ข้อมูลในระดับที่เหมาะสม ไม่ให้มากเกินไปจนท่วมท้น หรือน้อยเกินไปจนไม่เข้าใจ ผู้บริหารอาจต้องการแค่ข้อมูลสรุปและผลลัพธ์ ในขณะที่พนักงานปฏิบัติการอาจต้องการรายละเอียดขั้นตอนการทำงาน

เลือกโทนเสียงที่เหมาะสม จะเป็นทางการหรือเป็นกันเอง ให้กำลังใจ หรือตำหนิติเตียน ซึ่งต้องปรับให้เข้ากับสถานการณ์และผู้รับ

3. เลือกช่องทางการตอบที่เหมาะสม

หากเป็นเรื่องด่วน อาจใช้วิธีโทรศัพท์หรือพูดคุยโดยตรง

ถ้าเป็นเรื่องที่ซับซ้อนหรือต้องการรายละเอียดมาก อาจเหมาะกับการประชุม หรืออีเมลที่มีเอกสารแนบ

หากเป็นเรื่องที่ต้องมีลายลักษณ์อักษรเป็นหลักฐาน ควรใช้ช่องทางที่เป็นทางการ เช่น อีเมล

การสื่อสารแบบ Tailor-Made Communication ไม่ได้เป็นเพียงเทคนิค แต่เป็น แนวคิดที่มุ่งเน้นผู้คนเป็นศูนย์กลาง การ "เลือกฟัง" และ "เลือกตอบ" อย่างใส่ใจ จะช่วยให้เรา ลดความเข้าใจผิด เพิ่มความไว้วางใจ และช่วยสร้างประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้น เพื่อเป็นส่วนหนึ่งในการขับเคลื่อนความสำเร็จขององค์กรไปข้างหน้า

ที่มาเนื้อหาจาก.. ออฟฟิศ 0.4